CASE STUDY: INTERNATIONALE TRANSPORTEUR & LOGISTIEKE DIENSTVERLENER

PROCESOVERZICHT EN VEREISTEN

Afgestemd op de eisen en standaardprocessen van de klant, ontvangt het DDC team de documenten, die vervolgens moeten worden geanalyseerd en in een door de klant gewenst besturingssysteem moeten worden ingevoerd. De gegevens worden vervolgens doorgegeven aan de douane. Een intensief contact met de klant is noodzakelijk voor de verwerking van specifieke, complexe zendingen.

De interne processen van onze klant verschillen per land en vereist zodoende specifieke training, afhankelijk van de plaatsing van onze medewerker of het land dat ze ondersteunen.

De productie kan ook variëren, afhankelijk van de lengte en complexiteit van de documenten die ingevoerd moeten worden. Dit heeft meestal betrekking op het aantal factuur- of goederenregels dat moet worden ingevoerd en/of het type invoer.

Op basis van de complexiteit van deze taken heeft DDC samen met de klant een gedegen werving, selectie en aanname beleid gecreëerd.

DOORLOOPTIJD

Fase 1 van het wervingsproces werd voltooid in maart 2019, toen 377 werknemers werden aangenomen. Fase 2 werd voltooid in april 2019 toen de resterende 191 werknemers werden aangenomen.

Aangezien de Brexit-besprekingen in het VK en de EU in 2019 en het overgangsjaar 2020 veranderden, was DDC FPO in staat om het personeelsbestand voor de klant flexibel op en af te bouwen.

DDC heeft in 2021 ook 320 extra medewerkers aangekomen en opgeleid om de toegenomen administratie na de Brexit te ondersteunen (zie het gedeelte 'Voortgezette ondersteuning' hieronder).

TRAINING

Toen de medewerkers eenmaal waren aangenomen, heeft DDC FPO de onsite training verzorgt. DDC FPO verzorgde 24 gelijktijdige trainingslessen in 2 ploegen van 7.00 uur tot 22.00 uur.

De eerste vier weken bestonden uit klassikale training, zowel op locatie als virtueel. Hands-on live training begon in de vijfde week en de resterende 12 weken werden gebruikt voor productiviteitsverbetering.

"Het ontwikkelen van dit trainingsprogramma was een gezamenlijke inspanning", zegt Luna Boyd, Vice President Client Solutions bij DDC FPO. "We werkten nauw samen met de klant om een grondig begrip te krijgen van de specifieke taken die de nieuwe medewerkers dagelijks zouden uitvoeren, evenals de algemene bedrijfswaarden die uitgedragen moeten worden."

In de loop van hun opleiding raakten onze medewerkers vertrouwd met:

• Zendingen ontvangen om te verwerken
• Codes onderzoeken en verifiëren met Taric Consultation
• Vrachtkosten, serviceniveaus, factureringsvoorwaarden, land van herkomst en btw-vrijstellingen reviewen
• De basis inklaringscyclus voor alle zendingen

DDC FPO heeft deze medewerkers niet alleen getraind in de vereisten voor het leveren van onze douaneafhandeling diensten, maar ook in de bestaande processen van de klant, toonaangevende systemen voor aangiftebeheer, internationale handelsproducten en eigen software die is ontwikkeld voor het ondersteunen van inklaringsactiviteiten.

"We hebben ervoor gezorgd dat de medewerkers een integraal onderdeel van het proces van de klant zouden worden", zegt Boyd. "Dat soort cohesie is de sleutel om wendbaar te blijven tijdens de Brexit-overgangsperiode en in de toekomst."

DOORLOPENDE ONDERSTEUNING

Zoals verwacht, toen de Brexit-uitstelperiode in januari 2021 afliep, zag de klant een duidelijke toename van papierwerk en moesten processen worden aangepast om te voldoen aan de nieuwe douanevoorschriften. Om de normale bedrijfsprocessen in stand te houden, hadden ze extra ondersteuning nodig.

De klant vroeg om nog eens 149 medewerkers in de Filippijnen en 52 medewerkers in Bosnië om import-/exportclassificatie, het matchen van facturen en het vastleggen van herkomstgegevens voor transacties tussen het VK en de EU te ondersteunen. DDC FPO heeft die nieuwe medewerkers in minder dan twee maanden met succes aangenomen en opgeleid. DDC begon ook onmiddellijk met het opleiden van 475 bestaande agenten in Bosnië om zich te specialiseren in import- en exportregelgeving voor meerdere EU-landen, zodat ze tussen landen konden wisselen op basis van volumeschommelingen.

Zowel de verschillende vestigingen in de Filippijnen als in Bosnië hebben de hele maanden januari en februari 2021 overuren gemaakt om de toename van de administratieve processen voor Brexit te ondersteunen. In de Filippijnen heeft DDC dag- en nachtdiensten ingesteld om 24 uur per dag dekking te bieden.

In maart 2021 vroeg de opdrachtgever nog eens 119 fulltime medewerkers om zich voor te bereiden op extra werkzaamheden vanwege de btw-wijzigingen die 1 juli zijn ingegaan. DDC was nogmaals in staat om binnen 2 maanden aan dit verzoek te voldoen, waarbij alle medewerkers eind april 2021 zijn aangenomen.

DDC heeft een stabiele en meetbare impact op de kostenbesparingen en toegenomen kwaliteitsresultaten. DDC FPO blijft dan ook ondersteuning bieden voor succesvolle post-Brexit-processen van onze klant. Zoals altijd zijn we bereid om op of af te schalen om tegemoet te komen aan de behoeften van de klant naarmate deze zich ontwikkelen.

CONCLUSIE

Zoals blijkt uit het succes van onze klant met onze op maat gemaakte oplossing, kan het uitbesteden van douaneverwerking een aanzienlijk positief effect hebben op de nauwkeurigheid. Hierdoor kunnen bedrijven de complicaties van de Brexit overleven - en sterker en effectiever dan ooit tevoren tevoorschijn kunnen komen.

"Door Brexit en de pandemie zijn de internationale scheepvaart en douane-inklaring een grotere uitdaging geworden", zegt Richard Greening, Global Technical Director van DDC. "Wereldwijde bedrijven hebben wereldwijde oplossingen nodig en outsourcing zal een belangrijke strategie blijven voor de toekomst."

DDC is er trots op hun klanten te ondersteunen met betrouwbare en aanpasbare douaneafhandeling diensten. Lees meer over onze oplossingen voor douane-expediteurs of neem vandaag nog contact met ons op om in contact te komen met onze experts in de logistieke sector.