FALLSTUDIE: GLOBALER TRANSPORT- UND LOGISTIKANBIETER

PROZESSÜBERSICHT UND ANFORDERUNGEN

Abgestimmt auf die Anforderungen und Standardprozesse des Kunden erhalten die DDC-Bewerter oder -Agenten die Dokumente, die dann analysiert und in ein vom Kunden bevorzugtes Betriebssystem eingegeben werden müssen. Die Daten werden dann an den Zoll übermittelt. Gelegentlich müssen sich die Agenten auch mit internen Kundenbetreuern abstimmen, um bestimmte, komplexe Sendungen weiterzuleiten.

Dieser interne Kundenprozess variiert von Land zu Land und erfordert eine spezielle Schulung, je nachdem, in welchem Land der Bewerter oder Vermittler tätig ist oder welches Land er betreut.

Die Produktion kann auch je nach Länge und Komplexität der für die Einreise erforderlichen Dokumente variieren. Dies bezieht sich in der Regel auf die Anzahl der zu erfassenden Rechnungs- oder Warenpositionen und/oder die Art der Erfassung.

Aufgrund der Komplexität dieser Aufgaben erarbeitete DDC gemeinsam mit dem Kunden die Anforderungen an die Kandidaten und ein mehrstufiges Auswahlverfahren.

ZEITPLAN

Phase 1 des Rekrutierungsprozesses wurde im März 2019 abgeschlossen, als 377 Mitarbeiter eingestellt wurden, und Phase 2 wurde im April 2019 abgeschlossen, als die restlichen 191 Mitarbeiter eingestellt wurden.

Als sich die Brexit-Verhandlungen im Vereinigten Königreich und in der EU im Laufe des Jahres 2019 und im Übergangsjahr 2020 änderten, war DDC FPO in der Lage, den Einstellungsbedarf für den Kunden flexibel zu erhöhen und zu verringern.

Darüber hinaus hat die DDC im Jahr 2021 320 zusätzliche Bedienstete eingestellt und geschult, um das nach dem Brexit gestiegene Papieraufkommen zu bewältigen (siehe Abschnitt "Fortgesetzte Unterstützung" unten).

AUSBILDUNG

Sobald die Rekruten eingestellt waren, leitete DDC FPO ihre Ausbildung und stellte Schulungsräume vor Ort zur Verfügung. DDC FPO leitete 24 gleichzeitige Schulungskurse in zwei Schichten von 7:00 bis 23:00 Uhr EST.

Die ersten vier Wochen umfassten Präsenzschulungen, sowohl vor Ort als auch virtuell. Die praktische Ausbildung begann in der fünften Woche, und die verbleibenden 12 Wochen wurden zur Produktivitätssteigerung genutzt.

“Die Entwicklung dieses Schulungsprogramms war ein gemeinsames Unterfangen", sagt Luna Boyd, Vizepräsidentin für Kundenlösungen bei DDC FPO. "Wir arbeiteten eng mit dem Kunden zusammen, um ein gründliches Verständnis der spezifischen Aufgaben zu erlangen, die die neuen Mitarbeiter täglich ausführen würden, sowie der übergeordneten Unternehmenswerte, die sie verkörpern sollten."

Im Laufe ihrer Ausbildung wurden die Bewerter und Agenten mit dem Thema vertraut gemacht:

• Empfang von Sendungen zur Bearbeitung
• Recherche und Überprüfung von Codes mit Taric Consultation
• Überprüfung von Frachtkosten, Servicelevels, Abrechnungsbedingungen, Ursprungsland und Mehrwertsteuerbefreiungen
• Der grundlegende Bearbeitungszyklus für Maklerdienste für alle Sendungen

DDC FPO schulte diese Mitarbeiter nicht nur in den Anforderungen für die Bereitstellung von Lösungen für die Abwicklung von Zollabfertigungen, sondern auch in den bestehenden Rahmenbedingungen des Kunden, den führenden Deklarationsmanagementsystemen, den Produkten für den internationalen Handel und der firmeneigenen Software, die zur Unterstützung von Abfertigungsvorgängen entwickelt wurde.

“Wir haben dafür gesorgt, dass die Agenten integraler Bestandteil des Kundenprozesses werden", sagt Boyd. "Diese Art von Zusammenhalt ist der Schlüssel, um während der Brexit-Übergangszeit und in der Zukunft agil zu bleiben."

KONTINUIERLICHE UNTERSTÜTZUNG

Als die Brexit-Schonfrist im Januar 2021 auslief, musste der Kunde erwartungsgemäß einen deutlichen Anstieg des Papieraufkommens verzeichnen und die Prozesse anpassen, um die neuen Zollvorschriften zu erfüllen. Um die normalen Geschäftsabläufe aufrechtzuerhalten, benötigten sie zusätzliche Unterstützung.

Der Kunde forderte zusätzliche 149 Agenten auf den Philippinen und 52 Agenten in Bosnien an, um die Import-/Exportbewertung, den Rechnungsabgleich und die Erfassung von Ursprungsdaten für Transaktionen zwischen dem Vereinigten Königreich und der EU zu unterstützen. DDC FPO hat diese neuen Mitarbeiter in weniger als zwei Monaten erfolgreich eingestellt und geschult. DDC begann auch sofort damit, 475 bestehende Agenten in Bosnien auf Import-/Exportbestimmungen für mehrere EU-Länder zu spezialisieren, damit sie je nach Volumenschwankungen zwischen den Ländern wechseln können.

Sowohl das philippinische als auch das bosnische Büro leisteten in den Monaten Januar und Februar 2021 Überstunden, um den Anstieg des Papieraufkommens durch den Brexit zu bewältigen. Auf den Philippinen hat die DDC Tag- und Nachtschichten eingerichtet, um eine Rund-um-die-Uhr-Versorgung zu gewährleisten.

Im März 2021 forderte der Kunde weitere 119 Vollzeitbeschäftigte an, um sich auf den zusätzlichen Papierkram vorzubereiten, der durch die am 1. Juli in Kraft tretenden Mehrwertsteueränderungen entsteht. Wieder einmal konnte die DDC diesen Antrag in weniger als zwei Monaten erfüllen, und es wird erwartet, dass alle Bediensteten bis Ende April 2021 eingestellt werden.

Die Daten zur Genauigkeit und zu den Kosteneinsparungen bleiben konstant, da DDC FPO weiterhin Unterstützung für erfolgreiche Operationen nach dem Brexit anbietet. Wie immer sind wir bereit, unsere Leistungen zu erweitern oder zu reduzieren, um den sich entwickelnden Bedürfnissen des Kunden gerecht zu werden.

SCHLUSSFOLGERUNG

Wie der Erfolg des Kunden mit unserer maßgeschneiderten Lösung zeigt, kann sich die Auslagerung der Zollabwicklung deutlich positiv auf die Genauigkeit auswirken und es Unternehmen ermöglichen, die Komplikationen des Brexit zu überstehen - und gestärkt und effektiver als je zuvor daraus hervorzugehen.

"Durch den Brexit und die Pandemie sind der internationale Versand und die Zollabwicklung schwieriger geworden", sagt Richard Greening, Global Technical Director von DDC. "Globale Unternehmen brauchen globale Lösungen, und Outsourcing wird auch in Zukunft eine Schlüsselstrategie sein."

DDC ist stolz darauf, seine Kunden mit zuverlässigen und anpassbaren Zollabfertigungsdiensten für den Erfolg nach dem Brexit und bei jedem anderen wichtigen Ereignis zu unterstützen. Erfahren Sie mehr über unsere Zollabwicklungsservices oder kontaktieren Sie uns noch heute, um mit unseren Experten aus der Frachtbranche in Kontakt zu treten.